Privacy policy

Wie verwerkt uw gegevens?

De persoonsgegevens worden verwerkt door: EMS Nederland B.V. – Transistorstraat 91 – Almere, KVK 56150075.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens op verschillende manieren:

Via onze website (www.ems-csp.com):
Informatie die we krijgen door uw gebruik van of uw bezoek aan onze website: contactgegevens zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, IP-adres, telefoonnummer; informatie van uw webbrowser, internetprovider (ISP), besturingssysteem, datum/tijd en klikgedrag en de acties die u onderneemt op onze website.

In relatie tot onze software en services:
Persoonsgegevens waartoe een select aantal medewerkers van EMS in het kader van het verlenen van deze diensten zoal toegang toe hebben of kunnen inzien: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, IBAN, kopie identiteitsbewijs, KvK-gegevens, BTW-nummer, verzekeringsgegevens, financiële kwalificaties, factuurinformatie (zoals een factuurnaam en -adres), gegevens van partner en kinderen.

Daarnaast krijgen we informatie over de medewerkers van klanten die van onze software en services gebruikmaken: zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, IP-adres, gebruikersnaam en wachtwoord van de gebruiker.

Voor het geval dat wij in het kader van het verlenen van bepaalde diensten toegang tot persoonsgegevens hebben, is een verwerkersovereenkomst met de klant afgesloten.

In relatie tot sollicitanten:
Persoonsgegevens die ons worden verstrekt ten behoeve van een sollicitatie, zoals naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, nationaliteit, burgerlijke staat en alle overige in de sollicitatie vermelde persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van personen met wie wij een relatie willen krijgen, hebben of hebben gehad. Denk daarbij aan:

  • zakelijke leads en prospects van klanten (of van de opdrachtgever van de klant);
  • verzekerden en cliënten van klanten;
  • medewerkers van onze klanten;
  • derden: degene op wie schade verhaald wordt;
  • bezoekers van onze website;
  • personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waarmee wij een relatie hebben.

Voor welke doeleinden verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • om onze producten in gebruik te geven en onze diensten te verlenen;
  • voor het behandelen van een sollicitatie of een inschrijving;
  • voor facturering en betaling;
  • voor verbetering van onze producten en dienstverlening;
  • om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen;

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meerdere van de volgende juridische grondslagen:

  • de uitvoering van een overeenkomst;
  • het voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • gerechtvaardigd belang;
  • uw toestemming.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het bereiken van de in dit privacy statement genoemde doeleinden dan wel om aan wet- en regelgeving te voldoen.

In het geval persoonsgegevens via of van klanten door ons worden verwerkt en opgeslagen, zullen die zo lang bewaard worden als door de betreffende klant is bepaald. Die persoonsgegevens zullen in beginsel worden vernietigd nadat het in gebruik geven van de EMS Claimsengine® en de door EMS verleende diensten definitief tot een einde zijn gekomen (zonder dat daarvan een kopie wordt gemaakt), tenzij de klant andere bewaarinstructies geeft.

Met wie delen wij uw gegevens?

Voor de in dit privacy statement beschreven doeleinden kan EMS uw persoonsgegevens delen met een vennootschap die behoort tot de groep van EMS.

Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derde partijen. Dit doen wij uiteraard niet zonder goede reden. Voor sommige werkzaamheden schakelen wij namelijk derde partijen in. Denk hierbij aan de hosting provider waar onze data worden opgeslagen en bewaard. Wij maken alleen gebruik van derde partijen die passende beveiligingsmaatregelen treffen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Zij mogen uw persoonsgegevens niet gebruiken voor hun eigen marketingactiviteiten. Om dat te waarborgen, sluiten wij verwerkersovereenkomsten met deze partijen. EMS blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Die derde partijen kunnen zijn:

Toezichthouders en andere overheidsinstanties, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Externe leveranciers in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens voor de in dit privacy statement omschreven doeleinden, zoals ICT-leveranciers, leveranciers van communicatiediensten dan wel andere leveranciers aan wie bepaalde ondersteunende diensten zijn uitbesteed.

Doorgifte van uw persoonsgegevens naar bovenstaande derde partijen geschiedt alleen voor de in dit privacy statement genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de in dit privacy statement vermelde grondslagen.

Uw persoonsgegevens zullen niet worden doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte.

Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking.

Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als er aanwijzingen van misbruik zijn, wordt u verzocht contact met ons op te nemen via info@ems.claims.

Rechten van betrokkenen

De rechten van de betrokkenen zijn onder andere:

  • Het recht op inzage – Dit betekent dat u een verzoek kan doen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerkt hebben. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij verplicht zijn om op basis van een overeenkomst met onze klanten niet zelf te voldoen aan uw verzoek om kopieën van persoonsgegevens te verstrekken, maar u zullen moeten doorverwijzen naar deze klant.
  • Het recht op rectificatie of verbetering van uw gegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn.
  • Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens – Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij verplicht zijn uw gegevens te bewaren om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen of te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens – Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij verplicht zijn uw gegevens te bewaren om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen.
  • Het recht om de gegeven toestemming in te trekken – Ook hierbij geldt dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij bevoegd zijn uw gegevens te blijven verwerken, met name indien de verwerking daarvan een vereiste is om aan onze juridische en wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wijziging privacy statement

EMS kan dit privacy statement aanpassen. Dat doen we bijvoorbeeld als de wet of ons beleid wijzigt. Wij raden u daarom aan het privacy statement regelmatig opnieuw te bekijken bij een bezoek aan onze website. U treft een link naar de meest actuele versie van ons privacy statement onderaan onze website. De laatste versie dateert van 23 februari 2021.

Contact

Mocht u nog nadere informatie willen of vragen of klachten hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u schriftelijk contact met ons opnemen via: info@ems.claims.